新人教育の負担はございませんか？

「新人が入るたびに、同じことを一から説明している」

「教育担当者によって、教える内容が違う」

「忙しい社員が新人教育に付きっきりになっている」

「せっかく時間をかけて教えた新人が、数か月で辞めてしまった」

このような悩みを抱えている企業は少なくありません。

特に、従業員数が100人未満の中小企業では、専任の教育担当者を置くことが難しく、現場の先輩社員や管理職、場合によっては役員や社長自身が新人教育を担当しているケースもあります。

しかし、ここで一度考えてみてください。
新人教育を「その場にいる人が教える」という方法だけに頼り続けて、本当に会社として大丈夫でしょうか？

もちろん、実際の仕事を一緒に行いながら教えることは非常に重要です。
ただし、会社のルール、安全教育、基本的なマナー、仕事内容の基礎など、毎回ほぼ同じ内容を繰り返し説明しているのであれば、それは人が毎回説明する必要があるでしょうか。

そこで活用できるのが、研修動画やデジタルマニュアルを使った社員教育の仕組み化です。

本記事では採用後の定着や新人教育についてをまとめました。

新人教育で本当に大切なのは「誰が教えるか」ではない

新人が入社したとき、多くの会社では教育担当者を決めて、「この人に教えてもらってください」という形で教育をスタートします。これは一見すると、とても合理的です。

しかし、教育担当者にも当然、自分自身の仕事があります。新人に1時間教えれば、その1時間は本来の業務に使えません。新人に2時間付きっきりになれば、教育担当者の2時間分の仕事が止まります。
もちろん、新人教育もとても大切な業務です。しかし本来できる業務が止まってしまうというデメリットもあります。

さらに問題なのは、教える人によって内容が変わってしまうことです。

Aさんが教えれば、「このルールはこうです」
Bさんが教えれば、「私はこう教わりました」
Cさんが教えれば、「そこまでやらなくても大丈夫です」

となってしまうこともあります。人が教えるというのは、実際の経験や知識から学ぶことができるという点では非常に重要ですが、伝え方のニュアンスはそれぞれ変わってしまいます。これでは、新入社員からすると、

「結局、どれが会社の正しいルールなの？」

という状態になってしまいます。会社として決めたルールや知識は、誰が教育担当になったとしても、同じ内容を同じ基準で伝えられる状態にしておくことが重要です。

「全員に同じことを教える」だけでも、かなりの時間がかかる

例えば、運送会社でドライバーを採用するとします。

新人が入社するたびに、

・会社の概要
・会社の理念
・就業規則
・社内ルール
・社内マナー
・安全運転
・飲酒運転の禁止
・アルコールチェック
・事故発生時の対応
・車両点検
・日報の書き方
・顧客対応
・休暇の取得方法
・遅刻や欠勤時の連絡方法

などを説明する必要があります。もちろん、職種によって必要な教育内容は変わりますが、同じ会社で働く以上、毎回同じような基本教育を行う部分も多いはずです。これを新人が入るたびに、教育担当者が最初から説明しているとしたらどうでしょうか。

新人が5人入れば5回。年間20人採用すれば20回です。
そして、その説明をしている時間は、教育担当者の本来の仕事から離れている時間でもあります。

教育担当者の時間にも「会社のコスト」がかかっている

新人教育を考えるとき、

「教育担当者は給料をもらっているから、教育しても追加費用はかからない」

と考えてしまうことがあります。しかし、実際にはそうではありません。教育担当者が新人教育に使った時間には、人件費が発生しています。さらに、その時間に教育担当者が本来できたはずの仕事があります。しかし、その2時間で教育担当者ができたはずの業務が止まっているのであれば、会社にとってはそれ以上のコストになる可能性があります。

教育にかかるコストは、教育担当者の人件費だけではありません。教育担当者が本来行うべき仕事ができなくなることによる「生産性の低下」も考える必要があります。

さらに怖いのが「教育した人が早期退職する」ケース

新人教育で経営者が一番避けたいことの一つが、時間をかけて教育した人が、短期間で退職してしまうことです。

例えば、新入社員に対して教育担当者が合計30時間をかけて教育したとします。

さらに、

・新人が仕事を覚えるまでのフォロー
・現場での指導
・マニュアル説明
・ミスの修正
・面談
・研修

などにも時間を使っていたとします。そこまでして、入社から1か月後に退職してしまったらどうでしょうか。本人に支払った給与だけが会社の損失ではありません。

教育担当者の人件費
教育に使った時間
現場の生産性低下
新人のミスによる対応時間
採用活動にかかった費用
再び求人を出すための費用

など、さまざまなコストが発生します。だからこそ、社員教育を「新人が入ったら、その都度教える」という考え方だけでなく、

「会社として教育を資産化する」

という考え方が重要になります。研修動画なら「同じ説明」を何度も繰り返さなくていい。そこで活用できるのが研修動画です。

例えば、入社初日に1時間程度の研修動画を見てもらう。内容は、
・就業規則
・社内ルール
・社内マナー
・安全教育
・仕事内容の基本
・会社として大切にしていること

などです。これらを最初に動画で理解してもらったうえで、その後、教育担当者が実際の仕事を一緒に行いながら教える。この形にすることで、

「基本的な説明は動画」

「実際の仕事は人が教える」

という役割分担ができます。教育担当者が最初から最後まですべて説明する必要がなくなります。

「動画を見ただけで、本当に理解したの？」「動画を見せただけでは、ちゃんと理解したかわからない」

という疑問も出てくると思います。そのため、研修動画と簡単なテストを組み合わせる方法があります。

動画を視聴する▶︎簡易テストを受ける▶︎60点以上なら次の研修▶︎60点未満なら、もう一度動画を確認する。

という仕組みです。これなら、「動画を流したから教育した」ではなく、「動画を視聴し、一定の理解度を確認した」というところまで仕組みにできます。

さらに、会社のルールとして、

「この研修を修了しないと次の段階の研修に進めない」

という仕組みにすることもできます。会社の制度に合わせて、研修の修了条件や評価方法を設計することができます。

大切なのは、社員側にも「研修をきちんと受けて、必要な知識を身につけることが自分の成長につながる」というメリットを感じてもらうことです。

教育は「入社初日だけ」で終わらせない

研修動画の大きなメリットは、段階的な教育ができることです。例えば、次のような教育体系を作ることができます。

入社初日、まずは会社の基本を理解してもらいます。

・会社概要
・就業規則
・社内ルール
・社内マナー
・安全教育
・仕事内容の基本
・会社で働くうえで知っておくべきこと

入社初日は情報量が多くなりがちですが、動画にしておけば、必要に応じて繰り返し確認できます。その後、教育担当者が実際の業務を一緒に行いながら、具体的な作業を教えていきます。

入社1週間後は「実務で起こりやすいこと」を教える入社して1週間もすると、少しずつ仕事に慣れてきます。そこで次の段階の研修を行います。

・よくあるミス
・現場で注意すべきこと
・新人が間違えやすいポイント
・実際に起きたトラブル事例
・安全上の注意点
・顧客との接し方

など、最初の基本研修だけでは伝えきれない、実務に近い内容を学んでもらいます。

入社1か月後は「より高度な仕事」へ入社から1か月程度経つと、基本的な仕事には慣れてくる人も多くなります。そのタイミングで、

・より高度な業務
・トラブル発生時の対応
・顧客対応
・クレーム対応
・判断が必要なケース
・仕事をサボったり、手を抜いたりしないための意識
・会社として求める仕事の基準

など、次の段階の教育を行います。単に「仕事を覚えたか」だけではなく、

「会社の一員として、どのような行動をしてほしいのか」を改めて伝えるタイミングにもできます。そのほかにも、タイミングや段階に応じて社員教育をできるというのがメリットです。

「研修動画を作りたい。でも、何を作ればいいかわからない」

多くの企業が悩むのが、
「研修動画があったら便利なのはわかる。でも、何を動画にすればいいのかわからない」

という問題です。実際、会社の中には、

「教育したほうがいいことはたくさんあるけれど、整理できていない」

というケースがあります。また、

「誰が教育担当なのか決まっていない」

「教育担当者も忙しい」

「マニュアルを作る時間がない」

「動画を撮影する方法もわからない」

ということもあります。だからこそ、教育の仕組みづくりそのものを外部に相談するという選択肢があります。

SUPSTなら「何を教えるか」から一緒に整理できます！

まず、会社の採用担当者や教育担当者の方から、

「新人には何を教えているのか」

「どんなミスが多いのか」

「どんなルールがあるのか」

「どんな事故やトラブルに注意してほしいのか」

「入社後、どのタイミングで何を覚えてほしいのか」

などをヒアリングします。ヒアリングした上で、会社に合わせた教育の仕組みづくりをサポートします。動画が必要ない場合には、マニュアル形式で作成することもできます。

企業側で担当者を一人決めていただき、SUPSTと打ち合わせをしていただければ、その他の部分についてSUPSTにお任せいただくことも可能です。教育の仕組みを一度作ることで、数十年の教育コストの削減につながります。

社員教育を仕組み化したい企業はSUPSTへ

「研修動画があったら便利だと思うけど、何を作ればいいかわからない」

「教育担当者が忙しくて、新人教育に時間を取られている」

「安全教育やコンプライアンス教育を定期的に行いたい」

「管理職向けの教育も仕組み化したい」

このようなお悩みがあれば、SUPSTにご相談ください。SUPSTでは、会社の担当者の方に仕事内容や教育内容をヒアリングし、何を教育すべきなのかを整理するところからサポートします。

そのうえで、研修カリキュラムの設計、台本作成、研修動画の制作、テストの作成、研修システムとしての運用まで、企業に合わせた形でご提案します。動画ではなく、紙やPDFなどのマニュアルが適している場合には、マニュアルとして作成することも可能です。

「何を教育すればいいのか」から、一緒に整理します。

「教育の仕組み化ができる会社」へ。

教育担当者の時間を削減し、教育内容のばらつきをなくし、社員一人ひとりが段階的に成長できる仕組みを作る。社員教育でお困りでしたら、ぜひ一度SUPSTにご相談ください。

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