社員が1人辞めると会社が回らない？

「社員が1人辞めただけで、現場が回らなくなった」

「残った社員の負担が増え、残業が当たり前になっている」

「特定の社員がいないと、進められない仕事がある」

このような悩みを抱えていませんか？

社員が退職すれば、一時的に人手が足りなくなるのは当然です。しかし、1人辞めただけで会社全体の業務が止まってしまうのであれば、人手不足以外にも原因があるかもしれません。

その原因の一つが、業務の属人化です。

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1人の退職が、次の退職につながることも

例えば、社員10人の会社で1人が退職したとします。退職した社員の仕事は、残った9人で分担することになります。すると、仕事量が増え、残業やミスが増加。社員の疲労や不満が蓄積し、さらに退職者が出てしまう可能性があります。

人が減ることで負担が増え、その負担が次の退職を招く。

こうした悪循環に陥ると、採用しても人が定着せず、いつまでも人手不足が解消されない状況になりかねません。

退職による損失は、採用費だけではない

社員が辞めると、求人掲載費や面接の時間だけでなく、さまざまな負担が発生します。

• 退職者の業務を既存社員が引き継ぐ
• 新しい社員を採用するまで仕事が滞る
• 新人教育に時間がかかる
• 教育担当者の通常業務が圧迫される
• 顧客対応や営業活動が後回しになる

例えば、時給換算2,000円の社員が、退職者の仕事を1日2時間、月20日間追加で担当した場合、月8万円相当の時間が必要になります。これが3か月続けば24万円相当です。
※実際の追加人件費を示すものではなく、業務に費やす時間を金額換算した一例です。

採用して人を補充することは大切ですが、新しい社員がすぐに一人前になるとは限りません。だからこそ、採用と同時に、退職者が出ても業務を継続できる仕組みを整える必要があります。

「その人しかできない仕事」がある会社は要注意

次のような状態になっていませんか？

• 請求書の作成方法を事務員1人しか知らない
• 特定のお客様への対応方法を担当者しか把握していない
• 機械の操作方法を一部の社員しか知らない
• 新人教育を特定のベテラン社員に任せきりにしている
• 社内ルールや業務手順が口頭でしか共有されていない

担当者が在籍している間は問題なくても、退職や長期休暇が発生すると、業務が止まるリスクがあります。社員が長く働ける環境づくりは重要です。しかし、どれだけ良い会社でも、退職者が出る可能性をゼロにはできません。

「社員が辞めない会社」を目指すだけでなく、「社員が辞めても仕事が回る会社」を目指すことが大切です。

会社を支える「業務の仕組み化」とは？

業務の属人化を防ぐためには、仕事の進め方や判断基準を、会社全体で共有できる状態にする必要があります。
具体的には、次のような方法があります。

1. マニュアル・チェックリストを作る

作業手順や確認事項を文書にまとめ、誰でも一定の手順で仕事を進められるようにします。

2. 教育内容を動画にする

新人教育や安全教育など、繰り返し説明している内容を動画にすることで、教育担当者の負担を減らせます。

3. 業務をデジタル化する

紙や口頭で管理している情報をアプリやシステムで管理し、情報共有や確認作業を効率化します。

すべてを一度に変える必要はありません。まずは「この人がいないと困る仕事」を洗い出し、影響の大きい業務から見直すことが重要です。

「仕組み化する時間がない」という会社こそ見直しを

業務を整理したり、マニュアルを作ったりする必要性は分かっていても、日々の仕事に追われて手を付けられない会社も多いのではないでしょうか。

特に人手不足の会社では、目の前の仕事をこなすことが優先され、業務改善が後回しになりがちです。しかし、仕組み化を先延ばしにすると、退職者が出たときに、さらに大きな負担を抱えることになります。

大切なのは、いきなり大規模なシステムを導入することではありません。まずは業務を整理し、マニュアル化する仕事、効率化できる仕事、システム化できる仕事を見極めることから始めましょう。

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「人手不足で採用したいけれど、採用活動に時間をかけられない」

「特定の社員に仕事が集中している」

「業務を効率化したいけれど、何から始めればいいか分からない」

このようなお悩みも、会社の状況に合わせて改善策を考えることができます。人を採用することも、業務を仕組み化することも、会社を安定して成長させるための大切な取り組みです。

社員が1人辞めても、会社全体が止まらない。そんな体制を目指して、今の業務を一度見直してみませんか？