「事務員がもう1人いれば、仕事が楽になるんだけどな」

中小企業の役員や経営者の方から、こんな話を聞くことがあります。

電話対応、メール対応、請求書の作成、データ入力、書類作成、Excelの管理、その他の雑務。

こうした仕事が増えてくると、「そろそろ事務員を1人増やそう」と考えるのは、決しておかしなことではありません。むしろ、会社が成長すれば、事務作業が増えるのは当然です。しかし、ここで一度考えていただきたいことがあります。

「本当に、事務員を1人雇わなければ解決できない仕事でしょうか？」

もしかすると、人を1人増やす前に、

「そもそも、その仕事は必要なのか」

「もっと簡単にできないのか」

「外部に任せられないのか」

「今までのやり方を変えられないのか」

を考えたほうが、会社にとって良いケースもあります。

「仕事が増えた＝人を採用する」という考え方だけで本当にいいのか。今回は、中小企業の役員の方に一度考えていただきたい「人件費の使い方」についてお話しします。

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月8万円の事務員を雇うと、本当に8万円だけで済むのか

例えば、扶養範囲内などで働いてもらう事務員を、月80,000円で採用するとします。

単純計算すると、

80,000円 × 12か月 ＝ 年間960,000円

「年間96万円なら、そこまで大きな金額ではない」

そう思われるかもしれません。しかし、会社が人を雇うということは、給与だけを支払えば終わりではありません。採用するまでにも費用がかかります。

求人広告を出す。
応募者に対応する。
面接する。
採用を決める。
入社手続きをする。
仕事を教える。
会社のルールを説明する。
業務を覚えてもらう。
周囲の社員が教育する。

などさまざまなコスト、時間がかかります。そして、仕事を覚えてもらったとしても、その人がずっと働いてくれる保証はありません。

また、有給、健康診断の対応、勤務条件によっては社会保険などの会社負担も発生します。

つまり、「月8万円の人を雇う」＝「会社の負担が月8万円」ではありません。ここを経営者・役員の方には、一度冷静に考えていただきたいのです。

「人が辞めたとき」のコスト

採用した人が1年、2年、3年と働いてくれればいいでしょう。しかし、

「思っていた仕事と違った」

「家庭の事情」

「人間関係」

「もっと条件の良い会社が見つかった」

など、退職の理由はいろいろあります。会社側がどれだけ努力しても、退職を完全になくすことはできません。そして、事務員が辞めたときに発生するのは、単純な「採用し直す費用」だけではありません。その人がやっていた仕事を、誰かが引き継がなければなりません。

誰かが引き継ぐとなると、誰かの本来やるべき仕事が後回しになります。1人の退職が、会社全体の生産性に影響する可能性があります。だからこそ、

「人を採用すること」だけを考えるのではなく、「その人がいなくなっても困らない仕組みを作ること」も重要なのです。

「事務員を雇えば大丈夫」という考え方の落とし穴

ここで、もう一つ考えてみてください。例えば、

メール対応が多い。

データ入力が多い。

Excelの管理が大変。

書類作成に時間がかかる。

だから、「事務員を1人雇おう」となります。そして事務員を採用します。その人に、

「このデータを入力してください」

「このExcelを更新してください」

と仕事をお願いすると、確かに社長や役員の仕事は減るでしょう。しかし、会社の仕組み自体は何も変わっていません。ただ、「社長がやっていた作業を、事務員に移した」だけかもしれません。

その仕事は本当に必要なのか」を考える

例えば、毎月Excelに入力しているデータがあるとします。そのデータは、本当に経営判断に使われていますか？誰かが確認していますか？そのExcelがなくなったら、本当に困りますか？

もしかすると、「何となく毎月入力しているだけ」ということもあるかもしれません。それなら、人を雇ってその作業を続ける前に、

「この仕事そのものをなくせないか」と考えるべきです。

SUPSTが考えるのは「誰にやらせるか」だけではない

ここが、一般的な事務員を雇うことと、弊社に相談することの大きな違いです。事務員を採用すれば、「この仕事をお願いします」と仕事を渡すことができます。

一方、弊社は、「この仕事は必要か？」というところから考えます。

「もっと簡単にできないか」

「マニュアル化できないか」

「システム化できないか」

こうした視点から、会社の業務を一つずつ整理していきます。簡単な作業にする事で業務の属人化を防ぐことができます。

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事務員に任せられる仕事と、外部に任せられる仕事

もちろん、事務員が必要な会社もあります。来客対応や現場とのリアルタイムな連携など、どうしても人がやらなければいけない仕事もあります。だから、「事務員は必要ありません」とは言いません。

むしろ、必要な仕事については、きちんと人を採用すべきです。
問題は、「事務員1人に全部やってもらう」という考え方です。

電話対応は社内。

来客対応も社内。

一方で、

採用戦略は外部。

業務改善も外部。

このように、社内で持つべき仕事と、外部に出せる仕事を分けるという考え方が大切なのではないでしょうか。

月8万円を「人」ではなく「仕組み」に使う

80,000円を、「会社の仕組みを改善するため」に使うという選択肢もあります。社内で特定の事務作業をする人に8万円を払うか、外部に会社のネット関係やシステム構築、採用関係、社員教育などをまとめて払うか。

人を雇った場合その人が働いてくれた時間は、会社にとって非常に価値があります。しかし、その人が休みの日や、退職してしまった場合、その仕事をしてくれる人はいなくなります。

一方、業務を整理して、仕組みを整えて、業務そのものを効率化できれば、会社には「仕組み」が残ります。そうすれば、担当者が変わっても、仕事を引き継ぎやすくなります。これは、会社にとって非常に大きな財産です。

「人が辞めない会社」、「辞めても困らない会社」を作る

社員には長く働いてもらいたい。それはどの会社でも同じです。しかし、「絶対に辞めない人を採用する」ことはできません。だから、発想を変える必要があります。「人が辞めない会社を作る」だけではなく、「人が辞めても会社が止まらない仕組みを作る」という事です。

これは、社員を大切にしないという意味では全くありません。誰かが退職しただけで、残った社員に大量の仕事が集中する会社こそ社員に負担がかかり、不満が溜まる会社だと考えています。

誰かが休んだだけで、社長が現場に入らなければならない会社。

特定の人しか請求書を作れない会社。

特定の人しか顧客対応ができない会社。

こうした状態のほうが、社員にとって大きな負担になります。

「1人採用する前」に考えてほしいこと

もし今、「事務員を1人増やそう」と考えているのであれば、採用する前に次のことを一度整理してみてください。

採用したい人材にやってほしい仕事は
□1日何時間ありますか？
□1週間で何時間ありますか？

その中に、本当に人じゃなきゃできない仕事は何時間ありますか？

□なくせる仕事はありませんか？
□自動化できる仕事はありませんか？
□外部に任せられる仕事はありませんか？

そして、「この仕事をなくしたら、会社はどうなるのか？」まで考えてみてください。

SUPSTなら月額30,000円から相談できます

こうした中小企業の業務整理や経営改善について、月額30,000円からご相談いただけます。もちろん、何でも無制限に対応するという意味ではありません。会社によって必要な支援は違います。

まずは、

「今、何に困っているのか」

「どんな仕事が多いのか」

「誰が何をやっているのか」

をお聞きします。そのうえで何が必要で何が必要ないのかを一緒に整理し、改善していきます。

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