事務員がすぐ辞める会社の特徴とは？中小企業が見直すべき5つの原因と定着率改善策

「事務員を採用しても、すぐに辞めてしまう」
「仕事を覚えてもらった頃に退職され、また採用活動をやり直している」
「事務員が一人しかおらず、辞められると会社の業務が回らない」

中小企業では、事務員の採用や定着に悩む会社が少なくありません。

事務職は、電話対応・書類作成・データ入力・請求処理・来客対応など、会社の運営を支える重要な仕事です。

しかし、現場の仕事と比べて業務内容が見えにくく、仕事の負担や不満が周囲に伝わりにくいこともあります。

事務員がすぐに辞めてしまう場合、本人との相性だけでなく、会社の業務の進め方や職場環境に原因があるかもしれません。この記事では、事務員が定着しない会社に共通する特徴と、中小企業が取り組みたい改善策を解説します。

事務員がすぐ辞める会社に共通する5つの特徴

1. 事務員の仕事が「何でも屋」になっている

事務員が辞めてしまう会社でよく見られるのが、業務範囲が曖昧になっている状態です。

本来の事務業務に加えて、営業の補助、現場からの問い合わせ、備品管理、急な雑務など、さまざまな仕事を任されていないでしょうか。

例えば、次のような状況です。

• 誰が担当するのか決まっていない仕事を任される
• 他部署から次々と仕事を頼まれる
• 急な依頼が多く、予定していた仕事が進まない
• 仕事の優先順位を自分で判断しなければならない
• どこまで対応すればよいのか分からない

仕事が増えているにもかかわらず、業務範囲や優先順位が整理されていないと、事務員に負担が集中します。

改善策：業務範囲と優先順位を明確にする

まずは、事務員が日常的に行っている仕事を洗い出しましょう。

そのうえで、担当業務・対応期限・優先順位を整理します。

「誰から頼まれた仕事でもすぐに対応する」という状態をなくし、急ぎの仕事と通常業務を区別できる仕組みをつくることが大切です。

2. 頑張っても評価されない

事務職は、営業職のように売上や契約件数で成果が見えやすい仕事ではありません。

そのため、会社側が仕事の成果を把握できず、頑張りが評価されにくくなることがあります。

例えば、

• ミスなく業務を進めても当たり前だと思われる
• 業務量が増えても給与や待遇が変わらない
• 仕事の改善をしても評価されない
• 評価基準が曖昧で、何を頑張ればよいか分からない

このような環境では、仕事への意欲が低下する可能性があります。

改善策：仕事の成果や貢献を見える化する

事務職でも、業務の成果を確認できる項目はあります。

• 書類作成やデータ入力の処理件数
• 請求処理や事務作業の正確性
• 問い合わせへの対応状況
• 業務改善によって削減できた時間
• 他の社員へのサポートや引き継ぎ

すべてを数字で評価する必要はありません。

日頃の働きや業務改善への取り組みを把握し、定期的に本人へ伝えることが重要です。

3. 相談できる人がおらず、事務員が孤立している

事務員が一人しかいない会社では、仕事の悩みや困りごとを相談する相手がいない場合があります。

特に中小企業では、事務員が現場社員と経営者の間に入り、双方から異なる要望を受けることもあります。

• 現場から急ぎの依頼が入る
• 経営者から別の仕事を頼まれる
• どちらを優先すべきか判断できない
• 困っていても相談する時間がない
• ミスをしたときに責任を一人で抱えてしまう

こうした状態が続くと、精神的な負担が大きくなります。

改善策：定期的に話せる機会をつくる

大掛かりな面談制度を導入する必要はありません。

週に一度、短時間でも仕事の状況を確認する時間を設けましょう。

「仕事量は多すぎないか」「困っていることはないか」「現場との連携で問題はないか」など、本人の話を聞くことが大切です。

4. 仕事のやり方が決まっておらず、属人化している

事務員が辞めると、会社の業務が止まってしまう。

このような会社では、仕事のやり方が特定の社員に依存している可能性があります。

例えば、

• 請求書の作成方法を本人しか知らない
• 顧客情報が個人のパソコンに保存されている
• 過去の対応履歴が残っていない
• 引き継ぎ資料がない
• 業務の手順が口頭でしか伝えられていない

本人にとっても、休みを取りにくく、仕事を抱え込まなければならない環境になってしまいます。

改善策：業務をマニュアル化し、情報を共有する

よく行う業務から手順を整理していきましょう。

例えば、請求書作成、受注処理、電話対応、顧客情報の管理などです。

誰が担当しても一定の品質で対応できるようにしておくことで、業務の属人化を防ぎやすくなります。

また、共有フォルダや業務管理ツールを活用し、必要な情報を会社全体で確認できる状態にすることも有効です。

5. 入社前に聞いていた仕事内容と実際の業務が違う

採用時には一般事務として募集していたのに、入社後は経理や営業補助、現場対応など、幅広い仕事を任されるケースがあります。

会社側としては「中小企業だから幅広く対応してほしい」という考えでも、応募者が想定していた仕事と大きく違えば、早期退職につながる可能性があります。

改善策：求人内容と実際の仕事内容を一致させる

求人原稿では、具体的な業務内容を記載しましょう。

例えば以下のようなものです。

• データ入力
• 電話・メール対応
• 請求書や見積書の作成
• 顧客情報の管理
• 現場スタッフとの連絡調整
• その他の庶務業務

また、業務の割合や繁忙期の忙しさなども、可能な範囲で説明しておくと、入社後のミスマッチを防ぎやすくなります。

事務員の定着率を改善するために中小企業が取り組みたい4つのこと

ここまで紹介した原因を踏まえ、会社として取り組みたい改善策を整理します。

1. 事務員の業務を一覧にする

まずは、現在の事務員が担当している仕事をすべて書き出しましょう。

業務	確認するポイント
電話対応	対応範囲・担当者
データ入力	入力項目・処理件数
請求書作成	作成手順・締め日
顧客対応	対応方法・履歴の管理
現場との連絡	連絡手段・優先順位
その他の雑務	担当範囲・発生頻度

業務を一覧にすると、仕事が特定の人に集中していないか、不要な作業がないかを確認しやすくなります。

2. 定期的に面談を行う

退職の意思を伝えられてから対応するのでは、改善が間に合わないこともあります。

入社後1週間、1か月、3か月など、定期的に話す機会を設けましょう。

特に入社直後は、仕事内容や職場環境に不安を感じやすい時期です。

仕事に慣れているかだけでなく、困っていることや負担に感じていることも確認しましょう。

3. 業務をデジタル化して負担を減らす

紙や手作業で行っている業務が多い場合、事務員の負担が大きくなっている可能性があります。

• 勤怠管理のデジタル化
• 顧客情報の共有
• 予約や受付情報の一元管理
• 定型書類のテンプレート化
• 社内連絡のルール統一

こうした改善によって、繰り返し発生する作業や確認作業を減らせる場合があります。

ただし、ツールを導入すること自体が目的ではありません。実際の業務に合った方法を選ぶことが重要です。

4. 採用段階で仕事内容を正しく伝える

事務員の定着を考えるなら、採用活動の段階から見直す必要があります。

求人への応募を増やすことだけを優先すると、仕事内容を十分に理解しないまま入社する人が増えてしまう可能性があります。

仕事内容、勤務時間、休日、職場の雰囲気、教育体制などを具体的に伝え、応募者との認識のズレを減らしましょう。

事務員が辞めると会社全体にどのような影響がある？

事務員が一人辞めると、単に一人分の人手が不足するだけではありません。

特に少人数の会社では、次のような影響が考えられます。

• 請求処理や入金確認が遅れる
• 電話や問い合わせへの対応が滞る
• 現場社員が事務作業を担当することになる
• 顧客情報や業務履歴の確認に時間がかかる
• 経営者が事務作業を引き受けることになる
• 新しい人材を採用・教育する負担が発生する

さらに、残った社員に仕事が集中すると、その社員まで退職してしまう可能性があります。

だからこそ、事務員の定着は採用担当者だけの問題ではなく、会社全体の業務体制を見直す課題として考える必要があります。

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まとめ｜事務員がすぐ辞める原因は、会社の仕組みにあるかもしれない

事務員がすぐに辞めてしまう会社には、次のような特徴があります。

1. 業務範囲が曖昧で、何でも任されている
2. 頑張っても評価されにくい
3. 相談できる相手がおらず孤立している
4. 業務が属人化している
5. 求人内容と実際の仕事内容にギャップがある

事務員の退職を本人の問題だけで片付けず、会社の業務体制や職場環境を見直すことが重要です。

まずは、現在の業務内容を整理し、負担が集中している部分や改善できる部分を確認してみましょう。

採用して終わりではなく、入社した人が安心して働き続けられる環境をつくることが、会社の安定した運営につながります。